Họp hiệu quả!

Họp là một phần đầu vào của Hành. Họp hành đi đôi với nhau, ý muốn nói là: Kết quả& Hiệu quả & đầu ra của một cuộc họp là : Giải quyết dứt điểm được một & nhiều vấn đề, khiến công việc êm trôi với nguồn lực tiết kiệm, có kết quả tích cực.
Do tính chất công việc, tôi thường xuyên được tham gia những cuộc họp( với vai trò là người điều phối & cá nhân tham gia). Chuyện tưởng nhỏ& dễ, song không phải cuộc họp nào cũng chất lượng. Sợ hãi nhất mấy dạng họp :
1. Họp không có mục tiêu( quá giờ, tràn nội dung, có có khung timelines, thông báo họp 1 giờ sau đó kéo dài thành 3 giờ. Mọi người đều mệt mỏi.
2. Họp xong không giải quyết được việc gì, mọi chuyện sau đó đâu vào đấy, không kết luận & kết luận không chất lượng, không có biên bản, không chuẩn bị kỹ nội dung thảo luận.
3. Họp biến tướng: phòng họp biến thành nơi chia sẻ, giãi bày, kể lể, nói chuyện riêng, giết thời gian. Các thành viên mất sự tập trung vào vấn đề chính yếu.

…..
Thế nào là cuộc họp hiệu quả?
Cơ bản , cần 5 tốt
Chuẩn bị tốt, Điều phối tốt, Nội dung tốt, Không khí tốt, Kết luận tốt.
✌️Chuẩn bị tốt: Địa điểm, thời gian, các công cụ, tài liệu liên quan tới chủ đề & hoàn cảnh họp. Công cụ rất đơn giản để các nhân sự phòng Tổ Chức sử dụng: 5W1H.
🤲Điều phối tốt: Người chủ trì nắm chắc mục tiêu, đối tượng tham dự và các nguồn lực.Nhu Cương vừa độ , quan sát & lắng nghe và cảm nhận được bầu không khí, dẫn dắt tới đích đến cuối cùng: Họp để làm gì cho tốt hơn.
👍Nội dung tốt: Kịch bản& đề cương & Nội dung chính : phần này sẽ tuỳ thuộc vào mục tiêu& tính chất họp xong nguyên lý cơ bản : Phần nội dung báo cáo nên buộc các cá nhân tham gia gửi và đọc từ trước đó, đến khi họp để tiết kiệm thời gian & hiệu quả nên tập trung nêu ý kiến: Lí do& Giải pháp& Đề xuất khác( Mỗi phần nên nêu 3 ý- dễ hiểu, dễ nắm bắt)
🤝Không khí tốt: Không hiếm những nội dung có thể dễ gây căng thẳng với người tham gia họp( đặc biệt là tổng kết báo cáo kinh doanh tháng/ quý). Vì vậy , vai trò người điều phối rất quan trọng: như một nhạc trưởng điều khiển một dàn nhạc biểu diễn tác phẩm: có cao trào, hài hoà, dẫn dắt- kết thúc, thắt – mở…
👉Vậy nên nhìn cách chủ trì một cuộc họp có thế phần nào biết được bản lĩnh- trình độ- nghệ thuật của người điều phối.
👏Kết luận tốt: Có đầu có cuối- có mở có kết. Thảo luận tốt mà kết luận không tốt : không có giá trị.

Vậy kết luận tốt là:
✍️1 Mọi người đều thông hiểu mục tiêu, vấn đề, biết cách triển khai.
🍺2 Bầu không khí thú vị: người tham gia cảm thấy được học tập những điều mới từ vấn đề cũ.
🎲3 Quan trọng nhất: Những lỗi, cái hỏng, cái sai trong cuộc hop tháng này không là vấn đề được nêu lên trong những cuộc họp kế tiếp.
Cuối cùng :một nghiệp vụ rất dễ tam sao thất bản: biên bản. Có biên bản mới có thực chứng, ghi nhận, bằng chứng, dùng để trích xuất dữ liệu, thông tin và là đầu vào của những việc kiểm đếm lỗi lặp lại sau này. Người ghi biên bản cần trung thực thông tin, nội dung đầy đủ, hành văn mạch lạc.
Nói như vậy để thấy rằng, một việc tưởng như đơn giản, hàng ngày đều làm mà không có một sự hiểu biết, chuẩn bị,nghệ thuật, kỹ năng.. tất yếu là không có hiệu quả, khó thành công.

NH Phương.

RUNNING EFFECTIVE MEETINGS !

 

 

Meeting is the early stage to start your action items. An effective meeting has clear & specific  purpose, delivers a tangible result and saves resource.

 

Like many professionals, I have participated in hundreds of meetings (as coordinator & attendee as well), and here are some of boring work meetings that really make me frustrated and simply wanted the meeting to end:

 

 

1 Meeting with no objective ( overtime, boring content that is going in circles, no timeline, meeting that never ends (1 hour meeting extends to 3 hours). This is boring everyone to death.

 

2 Nothing happens after the meeting, no decision, no quality, no MOM, no preparation at all.

 

3 Meeting with blowhards: meeting turns into an occasion for sharing, talking, connection,killing time, in a result, no attention into the purpose of meeting.

 

…..

So what is an effective meeting?

 

Basically, the answer boils down to 5 things:

 

GOOD PREPARATION, GOOD COORDINATION, GOOD CONTENT, GOOD ATMOSPHERE & GOOD CONCLUSION.

 

1.GOOD PREPARATION: Location, time, tools, materials related to the topic & meeting situation. A simple tool is good for Organization personnel to use: 5W1H.

 

2.GOOD COORDINATION: The person who presides over the objectives, the audience and the resources. The way he handles, observes and listens and feels the atmosphere, leads others to the target: Productive meeting.

 

3.GOOD CONTENT:  Scenarios & outline & main content: this section will depend on the objectives & nature of meeting, but the basic principle is : The content should be sent to attendees early so they can have time to read and think. This way may help us  save time & focus only on comments: Reasons & Solutions & Other Proposals (Each section should state 3 ideas – easy to understand, easy to grasp)

 

4.GOOD ATMOSPHERE: Some content may make attendees stressful and depressed (especially monthly/quarterly statement). Therefore, the role of coordinator is very important, like a conductor controlling an orchestra performing the work with twists and harmony. We may know how professional coordinator is through the way he handle and chair a meeting.

 

 

  1. GOOD CONCLUSION: There is a beginning with a end. There is no value for a meeting with good discussion but bad conclusion. So a good conclusion is when:

 

1 Everyone understands the problem, knows how to implement it.

 

2 The atmosphere is interesting: participants feel that they learn a lesson from old problems.

 

3 (And the most important is): Errors, failure, mistakes are not repeated in the next meetings.

 

The last one is just as important: Minutes of Meeting (MOM)

Finally is an equally important business: the minutes. MOM is used for recording with evidence, recognition, evidence, then helping us extract data, information as well as serve follows-up. The one who is in charge of MOM  should be honest, complete and coherent in writing.

 

Suffice it to say that a simple work which daily happens in business without an understanding, preparation, techniques and skills is certainly not effective and difficult to succeed.

 

Bài viết khác